Realizując obowiązek informacyjny zgodnie z Art. 13 i Art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej „RODO”, informujemy, że:
1. Cele, podstawy prawne przetwarzania oraz okres przechowywania
- Twoje dane osobowe przetwarzamy lub możemy przetwarzać w następujących celach:
- prowadzenia czynności zmierzających do zawarcia i wykonania umowy między Tobą a nami, w tym
także w związku z prowadzeniem procesu ofertowania lub innym trybem związanym z zawieraniem
umów lub wyłanianiem naszych Klientów/Kontrahentów, jak również wykonania i monitorowania
wykonywania umowy [podstawa prawna Art. 6 ust. 1 lit. b RODO];
- wypełnienia ciążących na nas obowiązków prawnych z tytułu zawartej umowy lub dla podjęcia działań
zmierzających do zawarcia umowy, a wynikających lub mogących wynikać w szczególności z
przepisów o rachunkowości, przepisów podatkowych, prawa zamówień publicznych, przepisów
dotyczących archiwizacji, z sektorowych przepisów dotyczących naszej działalności, a w stosownych
przypadkach z przepisów dotyczących finansowania projektów UE - [podstawa prawna Art. 6 ust. 1
lit. c RODO];
- dokonywania czynności związanych z organizacją, funkcjonowaniem naszej firmy i prowadzeniem
działalności gospodarczej, a w szczególności dla prowadzenia komunikacji z Tobą oraz obsługi
korespondencji, negocjacji, uzyskiwaniu informacji o nas i naszej ofercie, ustalania zasad współpracy,
prowadzenia logistyki dostaw, weryfikacji Twojej wiarygodności itp. – cel wynikający z naszego
prawnie uzasadnionego interesu [podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO];
- ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – realizacja
przysługujących nam uprawnień z przepisów prawnych dotyczących wykonywania umów, zobowiązań i
gwarancji oraz dla ochrony naszych interesów - cel będący prawnie uzasadnionym interesem
[podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO];
- oferowania Ci naszych produktów lub usług bezpośrednio (marketing bezpośredni), w tym dla
naszych celów analitycznych (np. dla usprawnienia obsługi naszych Klientów/Kontrahentów oraz
optymalizacji naszej oferty) - potrzeby będące realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu lub –
w zależności od konkretnej sytuacji – przetwarzanie odbywać się będzie na podstawie Twojej zgody
[podstawa odpowiednio z art. 6 ust. 1 lit. f lub a RODO];
- w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów [podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO], w związku
z czynnościami zmierzającymi do zawarcia lub wykonywania zawartej umowy z naszymi
Klientami/Kontrahentami [podstawa prawna Art. 6 ust. 1 lit. b RODO], a polegające na należytym
wywiązywaniu się z obowiązków wynikających w szczególności z:
- powiązań organizacyjno-prawnych (w ramach spółek zależnych i stowarzyszonych z grupy MAN
oraz grupy OMEGA PILZNO),
- realizacji umów handlowych lub porozumień zawartych pomiędzy PP PKS a partnerami handlowymi
tj. grupą MAN, dostawcami oraz producentami towarów/usług które nabyłeś od nas, a zobowiązania
te polegają w szczególności na przekazywaniu naszym parterom handlowym informacji o Klientach/Kontrahentach PP PKS, skali transakcji oraz rodzaju towaru/usługi objętej transakcją (np.
dla celów obsługi serwisowej i gwarancyjnej, przyznania dostępu do systemów informatycznych w
celu korzystania z usług, statystyki sprzedaży, dokonywania wzajemnych rozliczeń, kształtowania
polityki cenowej i rabatowej itp.)
- obowiązków wynikających z ewentualnych umów z podmiotami w ramach dofinansowania
ewentualnych projektów UE, a które polegają lub mogą polegać na przekazywaniu tym podmiotom
niezbędnych informacji o naszych Klientach/Kontrahentach w celu rozliczenia projektów UE itp. –
cele będące realizacją prawnie uzasadnionych interesów - [podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO];
- w przypadku wystąpienia innych celów nie wymienionych wyżej, będziemy przetwarzać Twoje dane
wyłącznie na podstawie wrażonej przez Ciebie dobrowolnej zgody [podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a
RODO].
- Dane osobowe będą przechowywane nie dłużej niż przez czas wynikający odpowiednio z celów
przetwarzania tj. przez okres obowiązywania umowy, okres wynikający z przepisów prawa (w tym przepisów
dotyczących obowiązku archiwizacji), przez czas trwania ewentualnych postępowań i okres przedawnienia
potencjalnych roszczeń.
- W związku z przetwarzaniem danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przesłanka interesu prawnego),
będziemy przetwarzać Twoje dane do czasu istnienia uzasadnionego interesu prawnego lub do momentu
zgłoszenia przez Ciebie sprzeciwu na zasadach opisanych w pkt. 6.2. niniejszej klauzuli.
- Jeżeli podstawą przetwarzania będzie udzielona zgoda, to będziemy przetwarzać dane objęte zgodą do czasu
pisemnego wycofania przez Ciebie zgody.
2. Źródło pozyskiwania danych osobowych
2.1. Generalnie w większości przypadków pozyskujemy dane osobowe bezpośrednio od Ciebie. Jednakże mogą zdarzyć się sytuacje gdy możemy pozyskać dane dotyczące Ciebie w sposób pośredni – ze źródeł ogólnie dostępnych takich jak Twoje strony internetowe, ewidencje i bazy danych podmiotów prowadzących działalność (np. CEIDG, KRS bazy informacji o firmach itp.), od naszych partnerów biznesowych, podmiotów powiązanych (np. z grupy MAN oraz OMEGA PILZNO). Ponadto Twoje dane osobowe możemy pozyskać od Twoich reprezentantów, pracowników, współpracowników itp. (np. Twoi przedstawiciele handlowi, umocowani reprezentanci prawni itp.).
2.2. W przypadku pozyskania Twoich danych w sposób pośredni, przetwarzamy takie kategorie danych jak dane
identyfikacyjne (odpowiednio: nazwa firmy, imię i nazwisko właściciela(i), NIP, REGON, rodzaj branży,
informacje o historii współpracy, adres prowadzenia działalności oraz dane kontaktowe).
3. Kategorie odbiorców danych osobowych
Twoje dane są lub mogą być udostępniane naszym upoważnionym pracownikom/współpracownikom, obsługujących nas podmiotom zewnętrznym (np. biuro księgowe, biuro prawne, dostawcy IT, Poczta Polska, kurierzy, banki, instytucje płatnicze, partnerzy współpracujący / biznesowi podmioty, które świadczą nam usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, firmy windykacyjne, faktoringowe), firmom z grupy MAN oraz grupy OMEGA PILZNO, podmiotom o których mowa w pkt. 1.1.6. niniejszej informacji oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, które jako odrębni administratorzy będą przetwarzać Twoje dane we własnym imieniu.
4. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane przez nas w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania, jednakże podejmowane decyzje nie będą zautomatyzowane. Nie będzie to również wywoływać wobec Ciebie żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na Twoją sytuację. Natomiast ewentualnie w przypadku naszych usług/produktów których charakter może wymagać stosowania elektronicznych systemów teleinformatycznych, a które będą wymagały zautomatyzowanego profilowania (w tym również podejmowania decyzji opartych na takim profilowaniu), to Klienci/Kontrahenci korzystający z tych usług/produktów zostaną o tym poinformowani odrębnie.
5. Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej
Generalnie nie przewiduje się przekazywania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (podmioty mający siedzibę poza obszarem Europejskiego Obszaru Gospodarczego - EOG). W razie zaistnienia konieczności takiego przekazania (np. realizacja kontraktu na terenie państwa trzeciego, współpraca z partnerami spoza EOG, korzystania z systemów teleinformatycznych od dostawców spoza EOG), to przekazanie może się dokonać tylko i wyłącznie na stosownych zasadach określonych w Rozporządzeniu RODO, a w szczególności z uwzględnieniem zabezpieczeń dla praw i wolności osób których dane dotyczą.
6. Prawa osób, których Dane osobowe dotyczą
- Przysługują Ci następujące prawa zgodnie z RODO:
- prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
- prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
- prawo do usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania (z zastrzeżeniem sytuacji, gdy
przetwarzanie danych nie wynika z przepisów prawa);
- prawo do przenoszenia danych osobowych (w zakresie w jakim są one przetwarzane w sposób
zautomatyzowany w celu wykonania umowy lub na podstawie wyrażonej zgody, jeżeli zgoda będzie
podstawą przetwarzania);
- prawo do wycofania zgody jeżeli udzielona zgoda jest podstawą przetwarzania (cofnięcie zgody nie ma
wpływu na zgodność przetwarzania w okresie przed jej cofnięciem);
- prawo do niepodlegania decyzjom wywołującym istotne skutki wobec Ciebie, opartym wyłącznie na
zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym również profilowaniu), z wyjątkiem sytuacji jeżeli ta decyzja
jest niezbędna do zawarcia i wykonania umowy, dozwolona przepisami prawa lub oparta na Twojej
zgodzie.
- prawo do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku przetwarzania
danych niezgodnego z prawem.
- Ponadto przysługuje Ci prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, według
sytuacji opisanych niżej:
- prawo do sprzeciwu przysługuje z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, w zakresie w
jakim podstawą przetwarzania jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu, chyba że istnieją ważne
prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub dane
osobowe będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
- w każdej chwili przysługuje prawo do sprzeciwu jeżeli celem przetwarzanie jest prowadzenie przez nas
marketingu bezpośredniego. Jeżeli, w opisanej sytuacji, wniesiony zostanie sprzeciw, nie będziemy
mogli przetwarzać danych osobowych w tym celu.
7. Informacja dotycząca wymogu podania danych i ewentualnych konsekwencjach ich niepodania
Podanie danych osobowych jest dobrowolne. W przypadku czynności zmierzających do zawarcia z Tobą umowy i jej realizacji, podanie stosownych danych jest niezbędne. Konsekwencją odmowy podania tych danych, będzie brak możliwości zawarcia i realizacji umowy.
